使用前準備工作軟件在正式使用之前 需要對 基礎資料、期初數(shù)據(jù) 錄入到軟件中，錄入步驟根據(jù)期初向?qū)崾具M行操作，如下圖：
一、錄入基礎資料 基礎資料包含 商品、往來單位（供貨商和客戶）、倉庫、職業(yè)信息等，錄入到基礎資料中的數(shù)據(jù)在做業(yè)務功能操作的時候 只需要選擇，而不需要重復的錄入，減少工作量 二、錄入期初數(shù)據(jù) 錄入 期初數(shù)據(jù)包含 使用軟件之前的庫存情況，與供貨商和客戶的往來款情況，當前現(xiàn)金和銀行的資金情況，如果你不用軟件管理資金情況 可以不錄入，也可以在開賬以后再錄入 三、點擊開賬 完成基礎資料 和 期初數(shù)據(jù)的錄入以后 點擊 開賬 ，就可以進行業(yè)務功能的操作了，開賬以后 期初數(shù)據(jù)不能修改，但是可以進行調(diào)賬操作。 開賬以后 也可以繼續(xù)錄入 基礎資料。
為什么要錄入基礎資料？ 在手工做賬時期，每一個產(chǎn)品的名字都需要重復的寫，繁瑣而且費時，千里云軟件中只需要在前期把商品的基礎資料錄入到軟件，在做出庫和入庫操作的時候只需要選擇這些商品，快速方便，減少重復工作。
為什么要錄入期初數(shù)據(jù)？ 千里云軟件的核心功能之一是管理庫存和往來賬，所以在使用之前需要把當前實際的庫存狀況錄入到軟件中，在以后做了出入庫操作，軟件會自動增加或減少庫存，如果你不管理庫存，可以不錄入。 如果要管理與供貨商和客戶的欠款情況，就需要錄入期初應收應付款，在以后做了采購及銷售業(yè)務操作，軟件會根據(jù)期初應收應付款進行自動累加或減少，從而達到業(yè)務數(shù)據(jù)實際數(shù)據(jù)相符合，如果你不管了往來賬款，可以不錄入。
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